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Structure et fonctionnement du Collectif Alpha
samedi 7 septembre 2019, par
I. ORGANIGRAMME
II. L’ASSEMBLEE GENERALE
III. LE CONSEIL D’ADMINISTRATION
IV. LA COORDINATION DE L’ASSOCIATION
- 1. La coordination générale
- 2. La coordination administrative et financière
- 3. Les coordinations d’équipe
V. LE COMITE DE PILOTAGE
VI. LES EQUIPES
- 1. En ce qui concerne les formateur·trice·s et travailleur·se·s de l’accueil
- 2. En ce qui concerne les formations des travailleur·se·s
- 3. En ce qui concerne les étudiants stagiaires
- 4. En ce qui concerne les volontaires
I. ORGANIGRAMME DU COLLECTIF ALPHAII. L’ASSEMBLEE GENERALE
Le Collectif Alpha s’est constitué en ASBL en 1982.
Selon ses statuts :
"L’Assemblée générale est l’organe souverain de l’association"
"Sont réservés à sa compétence :
- la modification des statuts ;
- la nomination et la révocation des administrateurs ;
- l’approbation du budget et des comptes ;
- l’admission et l’exclusion des membres ;
- la détermination de la politique générale de l’association."
Peuvent poser leur candidature comme membre de l’Assemblée Générale :
- Toutes personnes travaillant depuis au moins un an dans le cadre du Collectif Alpha, quel que soit son statut.
- Toutes personnes motivées par l’action du Collectif Alpha en accord avec sa plate-forme et susceptible de soutenir cette action par l’apport de ses compétences et ses connaissances dans l’un des secteurs d’activité du Collectif.
III. LE CONSEIL D’ADMINISTRATION
Selon ses statuts du 28 février 2005,
"Le Conseil d’Administration a les pouvoirs les plus étendus pour faire tous les actes d’administration en exécution des décisions prises par l’Assemblée Générale."
Il est élu par l’A.G. tous les trois ans.
Il assume la responsabilité patronale, procède aux engagements et licenciements des travailleurs.
Il est l’organe de recours en cas de conflits ou de désaccords qui n’ont pu être réglés aux autres niveaux.
Les personnes sous contrat d’emploi avec le Collectif peuvent être membres du Conseil d’Administration. Ils ne peuvent cependant représenter plus de la moitié des membres. Le président ne peut être lié à l’association par un contrat d’emploi.
1. Le Comité d’Appui au Conseil d’Administration
Il est constitué de membres de l’Assemblée Générale qui sont sous contrat de travail au Collectif Alpha. Ils sont élus par l’A.G. tous les trois ans en même temps que le C.A.. Le nombre de ses membres ne peut cependant pas être supérieur au nombre des membres du Conseil d’Administration. Ils apportent leur connaissance de la réalité du terrain et agissent à titre personnel dans la défense des objectifs de l’association et dans la gestion de celle-ci. Ils ne sont pas représentatifs d’une équipe ou de travailleurs du Collectif Alpha.
Cela suppose notamment de s’informer, d’informer, de questionner, de s’impliquer dans toutes les matières traitées au Conseil d’Administration.
Le Comité d’Appui participe aux réunions ordinaires du Conseil d’Administration en tant qu’invité permanent, avec voix consultative.
Le Conseil d’Administration privilégie un mode de fonctionnement au consensus.
En cas de désaccord ou de clivage 50/50 entre les parties, le/la président/e est chargé/e d’examiner la situation, de vérifier si elle répond bien à une prérogative du Conseil d’Administration ou s’il est nécessaire de faire appel à une autre instance, par exemple la Délégation syndicale, et de toute façon reporte la discussion au Conseil d’Administration suivant. En cas de désaccord persistant, le Conseil d’Administration décide par vote, la voix du / de la président-e est prépondérante.
2. La coordination
La coordination générale et la coordination administrative et financière ne se présentent pas à l’élection du Conseil d’Administration.
- La coordination générale est invitée de manière permanente au Conseil d’Administration, avec voix consultative.
- La coordination administrative et financière est invitée au Conseil d’Administration en fonction de l’ordre du jour, avec voix consultative.
IV. LA COORDINATION DE L’ASSOCIATION
La direction journalière de l’association est de la responsabilité d’un/e coordinateur/trice général/e, nommé/e et évalué/e par le Conseil d’Administration.
La mission de la coordination générale est d’assurer la direction de l’association :
- Être garante des orientations politiques et pédagogiques telles que définies dans la plate-forme du Collectif Alpha.
- Représenter l’asbl, sa philosophie, ses projets auprès des pouvoirs publics, des médias, des associations ou autres partenaires.
- Être garante de la qualité des projets et du respect de l’objet social.
La coordination générale assume donc les responsabilités suivantes :
- La politique générale de l’association
- La politique interne de l’association (politique pédagogique et politique du personnel)
- La politique financière de l’association
Et donc :
- La gestion du personnel
- La gestion des conflits (situations qui dépassent une solution locale), entre travailleurs ou avec des participants
- La gestion de certains partenariats (Promotion Sociale, FGTB, ...)
- Les responsabilités juridiques de l’asbl
- Les responsabilités en matière de conditions de travail et de bien-être des travailleurs
- L’évaluation de l’ensemble des actions et de la cohérence avec les objectifs du Collectif Alpha
- L’évaluation individuelle de chaque membre du personnel
Elle assure, avec le C.A., sa part de responsabilité dans la réussite des actions du Collectif en étant garant de l’objet et des orientations du travail dans le respect de cette plate-forme et en mettant à la disposition des actions les moyens nécessaires (matériel, compétences, réflexion, concertation, appui au travail des formateurs, régulation des conflits).
Le lien entre la coordination et les travailleurs se réalise dans le cadre des réunions du Comité de Pilotage et d’autres réunions qui ont pour objectif d’assurer les transmissions d’informations entre les différents acteurs, de préparer et de prendre les décisions concernant les projets et les actions.
Le lien entre la coordination et les travailleurs se réalise dans le cadre des réunions du Comité de pilotage et d’autres réunions qui ont pour objectif d’assurer les transmissions d’informations entre les différents acteurs, de préparer et de prendre les décisions concernant les projets et les actions.
L’ensemble des fonctions et des tâches nécessaires à la réalisation des buts du Collectif Alpha sont réparties par la coordination entre les membres du personnel, sur base :
- des besoins du Collectif Alpha ;
- des projets des centres ;
- des compétences et des desiderata de chacun
et selon le principe de la prise en charge de toutes les tâches nécessaires à la réalisation d’une activité ou d’un projet par une même personne (ex. : un formateur conçoit son cours, fait lui-même ses photocopies et son secrétariat).
Sauf nécessité absolue, cette répartition se fait au plus une fois par an.
La coordination, après consultations des personnes, des équipes et du Comité de pilotage, décide de :
- l’affectation de chaque travailleur à une équipe de travail ;
- la répartition des différents projets à réaliser entre les centres et/ou les travailleurs.
La répartition du travail au sein de chaque équipe est validée lors d’une réunion équipe / coordination.
La coordination générale adopte le modèle de fonctionnement suivant :
Se concerter avec les équipes :
- Être présente régulièrement (1x/mois) aux réunions d’équipe ;
- Avoir connaissance des pratiques professionnelles mises en œuvre, notamment via la participation aux cours et aux ateliers ;
- Soutenir, discuter et valider le programme d’action global propre au centre ;
- Soutenir, discuter et valider le projet pédagogique du centre ;
- Attribuer du personnel et des horaires de travail en fonction des besoins et des projets développés par l’équipe ;
- Evaluer les actions, les projets et les missions avec chacune des équipes ;
- Identifier les besoins des équipes et, le cas échéant, établir des priorités.
Se concerter avec le Comité de pilotage :
- S’informer des décisions prises en équipe et du suivi de ces décisions ;
- Centraliser et faire le lien entre les différentes actions et projets réalisés ;
- Garantir la cohérence des actions menées, en lien avec l’objet social de l’association Travailler à la cohérence d’un projet plus global et commun ;
- Elaborer les budgets et évaluer les dépenses en fonction des besoins des centres et des projets développés ;
- Construire les IC en lien avec les besoins et les demandes du personnel ;
- Désigner des personnes ayant des missions de représentations à l’extérieur en fonction de leur métier exercé dans l’association. Mettre en place des procédures de communication afin d’informer l’ensemble du personnel sur l’actualité des différents secteurs concernés par l’alpha.
Se concerter avec les différents « métiers » du Collectif Alpha
- Concerter régulièrement les personnes des différents pôles d’action (formateur, bibliothécaire, accueil,...), tant au niveau des enjeux que des actions et créer des liens entre les différents métiers du Collectif Alpha ;
- Créer des lieux de réflexion et d’animation liés aux spécificités des métiers ;
- Travailler à partir des enjeux des différents secteurs d’activités et externaliser les revendications vers les instances concernées ;
- Etablir un programme de formation en fonction des besoins des personnes occupant ces divers métiers.
2. La coordination administrative et financière
La coordination administrative et financière assume les responsabilités suivantes.
Il·elle travaille en concertation avec le coordinateur général et assure :
- la gestion administrative et financière de l’asbl
- la gestion administrative du personnel
- la gestion de la logistique et du parc immobilier
Elle assure la responsabilité :
- des outils de gestion financière de l’asbl ;
- de la rédaction des dossiers de demande de subvention et leur justification auprès des différents pouvoirs publics ;
- des responsabilités en matière de conditions de travail et de bien-être des travailleur·euse·s ;
- de la coordination de l’équipe administrative ;
- des responsabilités en matière de procédures d’achats et d’équipement général ; de la coordination de l’entretien et des travaux dans les différents immeubles.
En cohérence avec les enjeux et les modèles d’action du Collectif Alpha, le coordinateur d’équipe a pour mission de garantir la réalisation des actions des équipes de centre de formation et d’assurer le lien avec la coordination générale.
Responsabilité d’un coordinateur d’équipe :
- Fédérer l’équipe, animer le projet de l’équipe, veiller à la réalisation de son rapport d’activités ;
- Être garant du respect des objectifs, du cadre et des procédures du Collectif Alpha en ce qui concerne la réalisation des actions de l’équipe
- Préparer et assurer l’animation de la réunion d’équipe, garantir le secrétariat de la réunion, planifier l’agenda de l’équipe et entendre les questions et propositions des collègues. Assurer les liens entre l’équipe et la coordination, l’administration, le Centre de documentation, en fonction des besoins de l’équipe
- Être garant du suivi des décisions prises collégialement en équipe, ainsi que celles prises au niveau du Comité de pilotage
- Soutenir la cohésion relationnelle
- Veiller à organiser le soutien pédagogique des membres de l’équipe
- Veiller à la répartition des tâches au sein de l’équipe
- Participer au Comité de pilotage, en tant que représentant de son équipe
- Accueillir les nouveaux formateurs et gérer l’accueil des stagiaires
- Participer et veiller à la participation aux réunions locales externes en lien avec l’action du Collectif Alpha et en assurer le suivi en interne
Les coordinateurs d’équipe sont désignés pour une durée minimum d’un an.
Le temps de travail dégagé pour cette fonction est d’un mi-temps/semaine par centre, réparti sur maximum 2 personnes.
Les coordinateurs d’équipe n’ont ni le pouvoir de sanction, ni le pouvoir d’évaluation individuelle des membres de l’équipe. Par contre, dans le cadre de leur mission et de leurs responsabilités, ils ont le pouvoir de rappeler règles et procédures de manière individuelle aux membres de l’équipe.
En cas de dysfonctionnement récurrent, ils ont la responsabilité d’en référer à la coordination générale le plus rapidement possible.
V. LE COMITE DE PILOTAGE
Le Comité de pilotage est composé de la coordination générale, qui le préside, de la coordination administrative et financière et des coordinateurs d’équipe.
- Le Comité de pilotage travaille sur les enjeux et les modèles d’action du Collectif Alpha. Il alimente la réflexion et assume un rôle de conseil à la coordination.
- Le Comité de pilotage élabore l’offre de cours, en concertation avec les équipes mais également en fonction de l’offre globale du Collectif et des besoins du secteur.
- Le Comité de pilotage, par exemple, prépare et (re)dynamise les Inter-centres, veille aux processus d’évaluation des actions, des projets et des missions
- Les coordinateurs d’équipe y sont les porte-parole / ambassadeurs de leur équipe.
- Le Comité de pilotage fait des retours réguliers dans les équipes, via les coordinateurs d’équipe et/ou la coordination générale.
- Le Comité de pilotage peut inviter des personnes à s’y joindre de manière ponctuelle, en fonction du thème abordé.
Le Comité de pilotage se réunit minimum 1 fois par mois. Un PV sera établi à chaque réunion et transmis aux travailleurs.
VI. LES EQUIPES
Le travail au Collectif est basé sur un travail d’équipe, ce qui implique que les travailleurs, en cohérence avec les enjeux et les modèles d’action du Collectif Alpha :
- mènent une réflexion sur les modèles d’action, les activités, les projets de leur centre, les évaluent et les redéfinissent si nécessaire dans les cadres fixés ;
- partagent leurs savoirs, communiquent leurs expériences, leurs vécus, leurs formations, leurs productions ;
- s’organisent, dans le cadre défini ci-dessus, pour mener à bien leurs actions.
Toutes les équipes veilleront à :
- Assurer les tâches administratives dans les délais demandés : rapports, statistiques, ...
- Construire des procédures en équipe, en fonction des besoins
- Faire des propositions pour les IC, les formations internes
- Travailler en concertation avec les autres équipes, la coordination et l’environnement local
- Assurer les tâches d’intendance et de logistique locales
- Evaluer l’action de l’équipe et les projets
L’équipe administrative se réunit sous la responsabilité de la coordination administrative et financière.
Le Centre de documentation se réunit sous la responsabilité de la coordination générale.
Les équipes de centre de formation se réunissent sous la responsabilité du coordinateur d’équipe.
En ce qui concerne plus particulièrement les équipes de centre de formation, celles-ci veillent à :
- Accueillir, orienter, inscrire les participants dans les groupes
- Assurer les cours
- Assurer le suivi et le soutien (en insertion socioprofessionnel, psychosocial, ...) des participants
- Garantir la cohérence pédagogique et évaluer l’action
- Gérer les groupes de participants ;
- Gérer les dossiers administratifs des participants ;
- Gérer la caisse du centre ;
- Accueillir les nouveaux formateurs et encadrer les stagiaires.
1. En ce qui concerne les formateur·trice·s et travailleur·se·s de l’accueil
Chaque travailleur·se :
- élabore son dispositif de formation ou d’accueil ;
- fixe ses objectifs ;
- établit son programme ;
- prépare les activités et les démarches d’apprentissage ou d’accompagnement des participants ;
- organise l’évaluation ;
et ce de manière autonome mais dans le respect des cadres définis par : - la plateforme d’orientation ;
- les buts et objectifs des participant·e·s ;
- l’approche pédagogique du Collectif Alpha ;
- les décisions d’équipe.
Il·elle est tenu·e : - d’assurer les activités selon l’horaire défini ;
- de se concerter et d’informer l’équipe de ses projets ;
- de remettre au moins une fois par an un rapport d’activités selon les directives de la coordination générale ;
- de participer au travail d’équipe (réunions, activités particulières ...) ;
Il·elle ne peut : - engager financièrement le Collectif Alpha hors du budget ordinaire de l’équipe ;
- engager le Collectif Alpha en tant qu’association ;
sans accord de la coordination générale.
2. En ce qui concerne les formations des travailleur·se·s
Le travail d’alphabétisation implique une réflexion et une formation continuée.
C’est pourquoi le Collectif Alpha :
- met le Centre de documentation sur l’alpha à la disposition des formateur·trice·s. Les formateur·trice·s sont tenu·e·s de s’y documenter. Tout·e formateur·trice peut demander au·à la documentaliste l’achat d’ouvrages qu’il juge intéressants. Le·la documentaliste décide de l’achat ;
- est fondé sur un travail d’équipe destiné à favoriser les échanges entre travailleur·se·s (échanges de pratiques, collaborations et co-animations,...) ;
- organise des modules de formation, ou propose des formations organisées par d’autres organisations.
Tout·e travailleur·euse peut également proposer l’organisation d’un module de formation ou demander à suivre une formation.
Les formations peuvent se faire sur le temps de travail et être payées par l’association (trajet et frais d’inscription), pour autant qu’il y ait eu une demande écrite et un accord de la coordination générale au préalable.
Elles se font de préférence pendant les périodes de congé des participant·e·s.
En dehors de ces périodes, il faut un accord de la coordination générale, qui veillera à ce que le travail dans le centre ne soit pas trop perturbé.
En échange, tout·e travailleur·euse doit faire bénéficier l’ensemble du Collectif Alpha des acquis de sa formation, par exemple :
- en transmettant au centre de documentation sur l’alpha (et à ses collègues si c’est possible) les documents reçus et les références bibliographiques ;
- en donnant un compte rendu écrit ;
- en présentant lors de réunions inter-centres les aspects qui lui paraissent être utiles pour la pratique et/ou susceptibles d’alimenter les réflexions.
3. En ce qui concerne les étudiants stagiaires
L’accueil de stagiaires au Collectif Alpha, venant d’horizons divers (Formation d’Animateur et Formateur d’Adultes, AS, psycho-péda, logopédie,...), représente tant pour ces stagiaires que pour l’équipe du Collectif Alpha et les participant·e·s une opportunité d’enrichissement mutuel.
L’accueil de stagiaires entre dans notre objectif général de promotion de l’alphabétisation et de formation de travailleur·euse·s et peut également à terme favoriser une meilleure connaissance et prise en compte de notre public en général.
Pour que des stages se passent dans les meilleures conditions nous proposons le cadre de fonctionnement suivant :
- Faire un relevé de nos « offres de stage », c’est à dire, savoir quel·le·s travailleur·euse·s souhaitent a priori travailler avec un·e stagiaire et pour quel type de cours ou de travail.
- Une première rencontre entre un·e stagiaire qui nous contacte et le Collectif Alpha est gérée par le centre de formation et a pour but de faire connaissance, de présenter le Collectif Alpha et de voir si les attentes mutuelles (du stagiaire et du Collectif Alpha) peuvent se rencontrer.
- Si la candidature du·de la stagiaire, déjà un peu précisée, intéresse un·e travailleur·euse, il devient son·sa maître·esse de stage et à partir de ce moment c’est le·la travailleur·euse qui prend le·la stagiaire en charge :
- il·elle veille à l’accueil de la personne et à son intégration dans l’équipe (visiter l’ensemble des cours du centre par exemple) ;
- il·elle établit, avec le·la stagiaire, les attentes, le projet, l’horaire et le type de participation (observation, co-animation) ;
- il·elle prend contact avec l’école ou le·la maître·esse de stage en vue d’une rencontre ;
- il·elle fera, avec le·la stagiaire, et éventuellement avec le·la superviseur·euse, l’évaluation du stage et remplira le rapport de stage.
- Le principe du stage est qu’on « y retrouve sa mise », c’est à dire que le·la travailleur·euse qui investit du temps et de l’énergie dans la supervision du·de la stagiaire y trouve également une aide et une réelle collaboration.
- Dans ce sens il semble souhaitable qu’un·e travailleur·euse n’encadre qu’un·e seul·e stagiaire et inversement, que tout stagiaire ait un·e maître·esse de stage bien identifiée.
- En cas de problème, il faut rapidement éclaircir les choses et une rencontre avec le·la superviseur·euse peut s’imposer.
Par ailleurs, il est important, au niveau du Collectif Alpha, de ne pas instaurer une dépendance structurelle vis-à-vis des stagiaires. Le travail se fait en co-animation ou est un enrichissement des activités, le·la stagiaire n’est pas un·e travailleur·euse de plus.
Il est également important que le·a stagiaire puisse se faire une idée du monde du travail, ainsi le passage au Collectif Alpha ne doit pas seulement être une aide à la structure, mais aussi un enrichissement pour son avenir.
4. En ce qui concerne les volontaires
Le volontariat ne peut en aucun cas servir à remplacer ou à diminuer le volume des emplois salariés au Collectif Alpha.
Il est néanmoins intéressant de permettre un engagement militant et « bénévole », qui peut nous entraîner dans de nouvelles réflexions et dans le développement de partenariats, de dynamiques de quartier ; nous impliquer dans de nouveaux projets ; soutenir nos interpellations, ou nous questionner sur des enjeux de société.
Le Collectif Alpha ne fait pas appel de manière structurelle aux volontaires, il y a cependant une place possible pour une activité bénévole au sein du Collectif Alpha dans le cadre de projets spécifiques.
Les besoins et conditions devront être discutés en termes de projet spécifique à mener en Comité de Pilotage, anticipativement à l’engagement des volontaires. Par projet spécifique, on entend une action imaginée par l’équipe d’un centre (dans le cadre de notre mission d’alphabétisation) et qui ne sollicite pas uniquement les métiers habituels des travailleurs du Collectif Alpha. La délégation syndicale est informée de ces projets.
Il faut partir des projets, définir les besoins pour mener à bien ces projets, et voir si le bénévolat est un moyen possible. Le débat se posera en termes de pertinence pédagogique du projet et en termes de moyens pour le mener. A-t-on des moyens pour le mener ? En engageant ? En le faisant en partenariat ? Avec des volontaires ? Le projet, s’il est jugé pertinent, devra faire partie du plan d’action du centre et être évalué.
Pour être volontaire au Collectif Alpha :
- Il faut adhérer aux valeurs et aux modes d’action du Collectif Alpha, tels qu’énoncés dans sa plateforme.
- Il faut être conscient de ce que le volontariat ne sert pas de tremplin à l’emploi au sein du Collectif Alpha. Il s’agit de s’impliquer comme citoyen dans une activité bénévole et non pas dans un (futur) emploi. Une action de volontariat au Collectif Alpha ne donne pas de priorité lors d’éventuelles possibilités d’engagement.
- Il faut en faire la demande préalablement et avoir obtenu l’accord de la coordination générale. La personne qui en fait la demande sera reçue par la coordination générale qui donnera – ou non – son accord sur la collaboration et en précisera les conditions. L’évaluation des besoins se fera au cas par cas. Il est aussi fondamental que l’équipe donne son accord, ainsi que le·la travailleur·euse qui va, le cas échéant, co-animer avec le·la volontaire.
Après accord :
- Les volontaires doivent signer un contrat de volontariat et se conformer à la plate-forme du Collectif Alpha.
- Les volontaires ne sont pas rémunérés, mais leurs frais de transport, ainsi que les frais des activités peuvent être pris en charge par le Collectif Alpha.
- Une assurance RC et dommages corporels est contractée.
- Les volontaires participent aux réunions d’équipe de centre en fonction des besoins des projets.
- Dans les rapports avec les travailleurs, les volontaires sont au service du projet de l’association et non pas au service des salariés.
- Les travailleurs et le cadre du Collectif Alpha ont un rôle d’appui, d’encadrement du bénévole. Ce n’est pas au travailleur seul à gérer la situation / à résoudre les problèmes mais à l’association, et ce, en établissant un contrat.
- Les volontaires ne prestent pas un temps plein ; leur temps d’activité est réduit.
Leur degré de responsabilité est aussi limité. Ils ne doivent jamais agir seuls, mais en co-animation.